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8 de 11 eventuais funções | | | |
Você pode atribuir à pasta do documento um ou ilimitado número de categorias ao mesmo tempo. A pasta documento existe apenas uma vez, mas pode aparecer várias vezes como dependendo da categoria selecionada. As categorias são administrados em gestão de categorias. | | | | |
Para cada pasta documento pode ser atribuída uma cor específica para identificar por este caminho na cor. O nome da pasta de documentos serão listados com essa cor na lista de pastas de documentos. | | | | |
Nome da pasta de documentos pode ser selecionado livremente. Além disso, o sistema inteligente reconhece pastas de documentos semelhantes, já criados e fornece sugestões de nomes apropriados. | | | | |
Aqui você pode especificar onde você salvou o documento original. As áreas de armazenamento originais pode ser administrada na gestão dos locais de armazenamento de originais. Você vai encontrar o documento original apropriado ou rapidamente também será notificado no caso de, por exemplo, eliminar a pasta com os documentos que também precisam remover o original de seu local de armazenagem. | | | | |
Para cada pasta documento pode ser atribuído um tipo de pasta documento primário e secundário. De acordo com esses tipos de pastas de documentos podem ser filtrados no gerenciador de exibição para, por exemplo, mostrar apenas as faturas. Tipos de pasta documento pode ser criado e administrado livremente. | | | | |
Selecione a data de uma pasta com documentos diretamente em uma pasta com documentos. Mapeamentos Manager podem ser reduzidas a essas datas, por exemplo, para especificar apenas as pastas com documentos que foram criados em Maio passado. | | | | |
Você pode fazer o download do respectivo número do documento depositado diretamente a ele mais tarde, por exemplo, Para pesquisar com a pesquisa avançada posteriormente. | | | | |
Para a pasta de documento poderia ser depositado líquido e as quantias brutas ea taxa de imposto respectivo. Isso permite que você calcular a quantidade de pastas selecionadas na lista de pastas de documentos. | | | | |
Para qualquer pasta de documentos podem ser armazenados notas, sugestões ou instruções de trabalho. Estes são exibidas automaticamente como um PostIt virtual, uma vez que a pasta do documento é exibida. | | | | |
A integração na visualização pasta documento: Isso vai ser expandida com um guia "notas depositados" e fornece-lo diretamente na visualização de toda a nota pasta de documentos | | | | |
Cada pasta com os documentos podem ser fornecidos com o estatuto de Estado. Os dados sobre o estatuto do estado são exibidas na lista de pastas com os documentos, o que simplifica o fluxo de trabalho interno. | | | | |
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Aqui seus próprios campos personalizados são exibidos e estão disponíveis plenamente satisfatória. Você precisa do campo de entrada "ID do cliente", o que não é, no entanto existe por padrão? Não tem problema, basta inserir o caixa pretendida sob condições extensivas na gestão de campos definidos pelo usuário, e imediatamente você pode usar os novos campos em cada pasta documento virtual disponível. Claro, se liga Realify PaperOffice DMS seus próprios campos em toda parte, desde a busca avançada para a lista pasta de documentos. Os campos personalizados são definidos na gestão de campos definidos pelo usuário. | | | | |
Seja pesquisa palavras-chave específicas para as quais você pode olhar com precisão. Todos palavras-chave e são facilmente administrado com um clique à sua disposição. | | | | |
Pastas com documentos pode ser fornecido com identificação visual de sua escolha. Para esta coleção de caracteres disponíveis, o que pode ser alterado ou expandido até mesmo você. Uma vez que a pasta com os documentos é acompanhada por um ícone, ele é imediatamente exibido na lista de pastas com os documentos para encontrar as informações rapidamente e num piscar de olhos. | | | | |
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Adiciona uma nova opção de conclusão para a pasta do documento atual. Para remover a opção de conclusão novamente, basta remover a caixa de seleção e confirmar a verificação de segurança. | | | | |
Aqui você pode selecionar a data e até à qual devem ser efectuadas a conclusão. | | | | |
Clique aqui para o usuário, que deve fazer a implementação. | | | | |
Você pode, opcionalmente, definir procedimentos operacionais, tarefas ou notas sobre a conclusão do usuário atribuído. | | | | |
Marque a caixa, medida em que a execução tenha ocorrido. | | | | |
Aqui você pode selecionar a data em que a conclusão ocorreu. | | | | |
Clique aqui para o usuário que realizou o acabamento. Normalmente, ela é idêntica a um usuário que foi designado para fazer a execução. No entanto, se o usuário, por exemplo, em férias, por isso é possível que outro usuário para completar e confirmar. | | | | |
Para marcar a execução como uma "completa", é necessário que o engenheiro designado para executar, validar e verificar a sua identidade. Isso é feito com um certificado digital por um usuário para re-introduzir a palavra-passe. Esta operação pode ser realizada diretamente a partir de uma lista de pastas com documentos através do item de menu "Bandeira concluída hoje." | | | | |
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Aqui você pode vincular contatos novos ou existentes com a pasta do documento. Basta selecionar o contato desejado na gerência do contato e endereço e então você tem a ligação lógica. Isso funciona também com os contatos existentes do Outlook. | | | | |
Já contatos vinculados pode ser chamada diretamente para exibir detalhes. | | | | |
Cada contato vinculado aos comentários individuais podem ser depositados. | | | | |
Isto irá expandida com a guia "contatos vinculados" e fornece assim directamente todas as informações de contato na visualização. A partir daqui o contato vinculado pode ser aberta, sem ter que abrir a pasta de documentos, todas as pastas de documentos desse contato pode ser mostrado, escrever um novo e-mail ou iniciar uma chamada de telefone através do Windows Phone Dialer. | | | | |
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Coloque aqui a pasta de documentos na reapresentação, data ou evento especial. O novo evento será passado diretamente para a gestão e programação de reapresentação, vinculada à pasta do documento real e pode ser fornecido com configurações extensa como assunto, local, lembrança e notas. | | | | |
Todas as datas vinculados serão armazenados, expostos e geridas directamente na gestão e programação de lembrete. | | | | |
Uma vez que mais de um lembrete para a pasta do documento é apresentada, todos os eventos disponíveis são claramente resumidos. Para ter todos os eventos imediatamente disponíveis num ápice. | | | | |
9 de 11 eventuais funções | | | |
Todos os arquivos recém-adicionados e documentos são adicionados como um objeto e otimizado para armazenamento na pasta documento atual.
Assim, todos os diferentes tipos de arquivos e documentos podem ser adicionados e, simultaneamente, gerenciado.
Você tem uma factura com o recibo do transporte DHL associados e imagens digitais? Salvar todas as informações em uma pasta de documentos para que você tenha todo o processo salvos e centralizado.
Dependendo Realify PaperOffice DMS edição um número diferente de objetos máximos por pasta de documentos é suportado. | | | | |
Todos os novos objetos adicionados e links de internet para a pasta de documentos são processados imediatamente após o armazenamento com FileOCRmax. | | | | |
Todos os objetos que estão na pasta de documentos serão listados ou exibidos de forma selectiva como FlipView ou lista de detalhes. | | | | |
Insira confortavelmente sobre ScanConnect nos documentos em papel pasta documento ou, por exemplo, as varreduras de fotos do celular ou tablet. Os novos documentos digitalizados são imediatamente inseridos na pasta de documentos. | | | | |
Aqui você pode adicionar qualquer arquivo de seu disco rígido ou rede local na pasta de documentos. Arquivos individuais ou pastas inteiras podem ser lidos. | | | | |
Mesmo novos documentos do Office podem ser criados facilmente via OfficeConnect e inserir imediatamente após a criação da pasta do documento atual. | | | | |
Isto torna possível ligações lógicas para arquivos externos produzidos, que não devem ser armazenados em Realify PaperOffice DMS, mas também a serem exibidos na pasta de documentos. Aqui, o caminho para esse arquivo externo é logicamente combinado e uma visualização correspondente gerado. Uma vez que esta ligação arquivo abre o arquivo vinculado é aberto, que está localizado na periferia de Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Isso torna possível a criação de ligações lógicas para pastas externas, que não devem ser armazenados em Realify PaperOffice DMS mas devem ser exibidos na pasta de documentos. Aqui, o caminho para esta pastas externas é logicamente combinados. Uma vez que esta pasta-link é aberto, abre a pasta vinculada, que está localizado fora do Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Adiciona um link com qualquer site para a pasta de documentos. Um clique no objeto abre o site desejado. Ele pode até mesmo ser inserido como uma prévia um screenshot do site. | | | | |
Adiciona um link lógico para outra carteira documento. Ao clicar neste estabelecimento abre a pasta documento de destino associado. | | | | |
Todas as ações objeto comumente usadas pode ser alcançado por simples botão direito do mouse através do menu de contexto. A tecnologia Realify RapidEdit inteligente (Realify RET), assim, garante que todos os requisitos especificados são mantidos até à data. | | | | |
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Aqui você pode especificar, além das definições de permissões existentes, que usuário Realify PaperOffice DMS deve ter o acesso a esta pasta documento. (Ler, escrever, apagar, Controle Total) | | | | |
Aqui, em ordem cronológica indicada em que momento o que o usuário faz alterações em um documento ou uma pasta, por exemplo, adicionar ou excluir itens. | | | | |
Documentos pasta pode ser ainda fornecido com uma senha. Quando você abre uma pasta com os documentos solicitados pela senha pré-definida, se a boa administração - fornecer acesso à informação. | | | | |
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Internamente formulários gerados podem ser integrados como uma nova guia diretamente na pasta de documentos. Assim, a informação pode ser armazenada directamente na pasta de documentos e não há necessidade de ficheiros separados Excel mais, porque os campos de entrada necessários já estão prontamente disponíveis. | | | | |
Mesmo fontes externas de dados, tais como bancos de dados SQL, Outlook PST ou Oracle pode ser integrado diretamente em formas de auto-criado no Form Designer. Então você começa tudo num ápice, sem deixar a superfície da Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Você precisa de uma pasta com um documento que contém guia "Propriedades", "data" ea forma de ter criado "Detalhes do contrato"? Nenhum problema, você pode criar um modelo em FormDesigner, em seguida, basta selecionar "Nova pasta com os documentos do modelo." | | | | |
Cada formulário pode ser criado dinamicamente carregado no documento pasta. Isso pode acontecer a qualquer momento, mesmo durante a edição e pasta com documentos não deve ser reiniciado. | | | | |
O número de formas adicionais não é limitado e pode ser definida ou modificada à vontade. | | | | |
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PrinterConnect é instalado por padrão, simula uma impressora "real" de papel e em "Dispositivos e Impressoras" a qualquer momento. | | | | |
Estão em documentos PrinterConnect de impressão são automaticamente convertidos em formato PDF/A e otimamente preparado para o armazenamento em Realify PaperOffice. | | | | |
Por PrinterConnect gerado PDF/A documentos são passados para o módulo de câmbio, onde eles já podem amplamente nomeado antes do armazenamento em Realify PaperOffice DMS, categorizados, estar ligada a contatos e marcou. | | | | |
Para todos produzidos com os documentos PrinterConnect PDF / A diretamente as miniaturas são geradas por FileOCR lite&max. O reconhecimento de texto OCR subsequente assegura a palavra-chave pesquisa perfeito dentro Realify PaperOffice DMS. | | | | |
PrinterConnect detectar com segurança código de controle XML, que foi incorporado no código-fonte, processo pelo módulo parser XML e, em seguida, removê-lo do documento de origem. | | | | |
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Muitos perfis de digitalização para acesso rápido pode ser definida. Aqueles que estão disponíveis na caixa de seleção de perfil a qualquer momento e em caso de recorrentes scans estão economizando tempo e esforço. | | | | |
ScanConnect suporta quase todos os scanner compatível, padrão WIA ou TWAIN. Lista de dispositivos suportados são constantemente atualizados usando o LiveUpdate construído e otimizado dispositivos existentes. | | | | |
Com esta opção arquivos podem ser importados diretamente de diretórios. Assim, por exemplo, as varreduras de fotos pode ser facilmente lido por celular ou tablet e são processados como digitalizar documento extensivamente. | | | | |
As digitalizações podem ser feitas no modo cor, modo SW ou no modo cinza. As definições do scanner de 96 dpi para 600 dpi estão disponíveis. | | | | |
ScanConnect tentou identificar as bordas de digitalização de documentos e removê-los automaticamente após a digitalização. | | | | |
ScanConnect tentando consertar a página, se o documento é digitalizado de cabeça para baixo ou uma verificação foi feita com margens amplas. | | | | |
Em branco varredura da página branca removido automaticamente após a digitalização de uma pilha. | | | | |
A digitalização de dupla face para scanner duplex é totalmente suportado. | | | | |
Digitalização em conjunto com uma composição ADF (Alimentador Automático) é totalmente suportado. | | | | |
Este modo é necessária após cada página digitalizada, se você deseja digitalizar outra. | | | | |
Opcionalmente, o processo de digitalização pode ser realizada através do software original do fabricante. | | | | |
Você também pode digitalizar ambos os lados. Depois de todos os lados da frente de páginas digitalizadas com o ADF, coloque a pilha na parte de trás, e selecione "Digitalizar verso da página." A pilha é agora digitalizado, as páginas digitalizadas como números ímpares são automaticamente classificados em ordem para obter a seqüência correta. | | | | |
Diretamente após a digitalização apareça aqui miniaturas das páginas digitalizadas. Estes podem ser facilmente classificadas na ordem ou excluídas. | | | | |
Você pode deliberadamente excluir certas secções da verificação e, assim, torná-los ilegíveis. | | | | |
Usando esta função, páginas individuais podem ser digitalizados propositadamente copiados na bandeja para armazenar documentos Realify PaperOffice DMS em PDF. | | | | |
Qualquer ou todas as páginas do documento pode ser chamado de forma dinâmica. Além disso, podem ser armazenados para cada página do documento uma nota individual. Marca como mantendo pressionada a tecla Shift para selecionar vários documentos de digitalização ou com os principais documentos de verificação de solteiro Ctrl. O nome do documento será então aplicado somente a isso. | | | | |
Documentos em papel digitalizados podem ser guardados em diferentes formatos de arquivo, como PDF / A, TIFF, JPG e BMP. | | | | |
Para cada um dos documentos em papel digitalizados configurações de cores individuais podem ser atribuídos, como a "cor", "escala de cinza", "black and white", "sepia". | | | | |
A digitalização de documentos pode ser girada manualmente ou automaticamente para obter a posição da página correta como "automático", "volta de 90 graus", "volta de 180 graus", "270 graus por sua vez". | | | | |
Digitalização de documentos podem ser otimizados automaticamente recursos inteligentes, como "Equipes de remoção automática", "intensidade Auto", "maior intensidade", "campo grande", "efeito do borrão", "efeito Embiss." | | | | |
Todas as edições e refinamentos para o documento digitalização são exibidos na pré-visualização em tempo real e pode sempre ser reposto. Isso inclui operações como brilho e contraste, ou a compressão para formatos de armazenamento suportados. | | | | |
Depois de todos os documentos foram digitalizados, processados, otimizado ou corrigido, é possível para finalmente determinar como os documentos devem ser armazenados em uma pasta de documentos virtuais. | | | | |
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Ao pressionar a tecla Imprimir um screenshot da janela ativa será criado. Esta função em todas as aplicações do Windows. | | | | |
Tela de impressão podem ser transferidos diretamente para o Exchange e utilizar ferramentas eléctricas existentes armazenados em Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Tela de impressão podem ser convertidos para o formato PDF e salvos em um arquivo no Windows. | | | | |
A impressão de tela pode ser impresso em qualquer impressora. | | | | |
A impressão de tela também pode ser transmitida diretamente no formato JPG na área de transferência do Windows para uso posterior. | | | | |
ScreencaptureConnect está ativa apenas enquanto você está logado Realify PaperOffice DMS e este é executado. No menu de início de Realify PaperOffice DMS você pode escolher, se ScreencaptureConnect deve ser ativo ou inativo por colocar ou remover uma marca de seleção. | | | | |
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OutlookConnect detecta automaticamente, se o Outlook está instalado, qual a versão que tem e cria automaticamente uma conexão em tempo real ao vivo. | | | | |
Realify PaperOffice DMS constrói no acesso em tempo real ao seu calendário local Outlook, proporcionando por esse caminho a possibilidade de ligar as pastas de documentos virtuais com consultas, que são exibidos em tempo real no calendário do Outlook. | | | | |
Realify PaperOffice DMS constrói no acesso em tempo real a seus contatos locais do Outlook, proporcionando por esse caminho a possibilidade de ligar as pastas de documentos virtuais com contatos, que são exibidos em tempo real no seu Outlook. | | | | |
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Vários documentos do Office podem ser criados diretamente a partir Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Documentos do Office pode ser aberto opcionalmente na pasta documento actualmente aberto, na pasta de documentos selecionado no momento, em uma nova pasta ou documento só criou. | | | | |
Cada novo documento do Office criado é processado imediatamente após a criação com FileOCRmax. | | | | |
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Novos diretórios podem ser definidos, que são monitoradas pelo monitoramento pasta para os novos arquivos em tempo real. | | | | |
Para cada pasta monitorizada uma ou mais regras pode ser activado, dependendo do tipo de controlo. | | | | |
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Ficheiros de teste são analisados por códigos de controlo XML e em caso de validade que será processada. Como que o monitoramento diretório pode cuidar dos dados de controle XML e passá-las para o analisador XML, que processar todos os comandos e armazenar os documentos desejados totalmente automatizados em Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Basta adicionar aos códigos de controle XML documento impresso. Aqueles será reconhecido, processadas e, em seguida, removido a partir do documento. A factura imprimir a partir do programa de controle de estoque deve ser automaticamente guardados sob o nome "Meu fatura RE54321" e atribuído à categoria de "facturas"? Sem Problemas. Basta adicionar os códigos de controle XML e tudo será feito automaticamente. | | | | |
Você vai encontrar todas as variáveis de controle de código XML possíveis e suportáveis eo uso diretamente em Realify PaperOffice DMS HelpDesk https://www.realifysystems.com/?show=supportHelpDesk&catMain=10&&catSub=27 | | | | |
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Você pode adicionar arquivos do sistema de arquivos diretamente para a bandeja de coleta para este processo mais tarde. | | | | |
Você pode verificar através dos documentos em papel integrados módulo ScanConnect e adicioná-los direto para a bandeja de armazenamento para processá-los mais tarde. | | | | |
Cria um novo, pasta de documentos em branco, que é adicionado diretamente para a bandeja de coleta para editar esta tarde. | | | | |
Permite excluir itens específicos, como "Todas as entradas marcadas", "Todas as entradas visíveis" ou todas as entradas por clique em "bandeja de armazenamento vazio". | | | | |
Aqui você pode enviar pasta de documentos através da rede e trabalho em equipe diretamente para outros usuários. A pasta documento será removido do tabuleiro de armazenamento logo após a expedição e está disponível para o destinatário. Todos objectos que estão armazenados no tabuleiro de armazenagem, deve em primeiro lugar ser inserido numa pasta de documentos a enviar de dentro da rede utilizando o tabuleiro de armazenamento. | | | | |
Você pode restringir a visão da bandeja de armazenamento para certos tipos de entradas. | | | | |
Você pode limitar a exibição da bandeja de armazenamento para períodos de tempo específicos | | | | |
Todas as ações objeto comumente usadas pode ser alcançado por simples botão direito do mouse através do menu de contexto. A tecnologia Realify RapidEdit inteligente (Realify RET), assim, garante que todos os requisitos especificados são mantidos até à data. | | | | |
7 de 10 eventuais funções | 9 de 10 eventuais funções | | |
Realify PaperOffice DMS Exchange interage com outros módulos de importação sem barreiras. | | | | |
Você pode especificar se o novo objeto a ser armazenado deve ser armazenado em uma nova pasta documento virtual, se ele deve ser adicionado em uma pasta de documentos virtual existente ou se deve ser adicionado ao tabuleiro de recolha Realify PaperOffice DMS. | | | | |
O nome do documento salvo arquivo é extraído automaticamente e será utilizado como o nome do objecto para o armazenamento. Esse nome de arquivo é proposto como o nome da pasta de documentos. | | | | |
Pode ser determinado, quais as categorias que você deseja associar a nova pasta documento virtual. Você pode editar a estrutura de categoria dentro Realify PaperOffice DMS e, em seguida, voltar a ler o diálogo de câmbio, mesmo durante o diálogo Exchange. | | | | |
Você deseja adicionar o novo objeto em uma nova pasta de documentos e fornecer com uma categoria, o que não existe? Basta deixar o diálogo aberto câmbio, mudar para Realify PaperOffice DMS, faça as alterações necessárias na gestão de categoria e clique na caixa de diálogo Exchange no botão recarregar na seleção categoria: A nova categoria criada está disponível. O mesmo também funciona com pasta de documentos. | | | | |
Até mesmo o tipo de pasta com documentos que você pode definir na troca de diálogo, e também para instalá-lo, se você criar uma nova pasta com documentos. | | | | |
Mesmo a data do documento que você pode definir no Exchange diálogo e instalá-lo, se você criar uma nova pasta com documentos. | | | | |
Mesmo o número do documento que você pode definir no Exchange diálogo e instalá-lo, se você criar uma nova pasta com documentos. | | | | |
Você pode atribuir uma nova pasta com os documentos de um ou mais contatos. Ao mesmo tempo, Exchange pode ter acesso a seus contatos do Outlook, e usá-los. | | | | |
Depois de atribuir o objeto em categorias Exchange, tipos de pastas com documentos e nomeou-o, você pode decidir o que fazer com o objeto mais longe. | | | | |
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Sie können Dokumente und Kategoriestrukturen direkt von ELOoffice importieren. Dazu wählen Sie einfach den Pfad zu der gewünschten MDB-Datenbank, legen optional individuelle Optionen fest, geben einen Archivnamen ein und starten den Importvorgang. ImportConnect erstellt automatisch ein neues Archiv in der aktuellen Realify PaperOffice Datenbank, liest die ELOoffice Daten ein und speichert diese als fertige Dokumentmappen in das neue Archiv. Bei sehr großen Datenstämmen oder falls Komplikationen während des Imports auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Realify PaperOffice Partner. (ELOoffice ist eine Marke der ELO Digital Office GmbH Deutschland) | | | | |
Sie können Dokumente und Ordnerstrukturen direkt aus Ihrem Windows-Explorer importieren. Dazu wählen Sie einfach den Pfad zu dem zu importierenden Ordner, legen optional individuelle Optionen fest, geben einen Archivnamen ein und starten den Importvorgang. ImportConnect erstellt automatisch ein neues Archiv in der aktuellen Realify PaperOffice Datenbank, liest die Ordnerstruktur-Daten ein und speichert diese als fertige Dokumentmappen in das neue Archiv. Bei sehr großen Datenstämmen oder falls Komplikationen während des Imports auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Realify PaperOffice Partner. | | | | |
Sie können Dokumente und Kategoriestrukturen direkt von PaperPort importieren. Dazu wählen Sie einfach den Pfad zum PaperPort-Verzeichnis, legen optional individuelle Optionen fest, geben einen Archivnamen ein und starten den Importvorgang. ImportConnect erstellt automatisch ein neues Archiv in der aktuellen Realify PaperOffice Datenbank, liest die PaperPort-Dateien ein und speichert diese als fertige Dokumentmappen in das neue Archiv. Bei sehr großen Datenstämmen oder falls Komplikationen während des Imports auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Realify PaperOffice Partner. (PaperPort ist eine Marke der Nuance Communications, Inc.) | | | | |
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Das standardmässige Windows-Explorer Kontexmenü wird um den Punkt „in Realify PaperOffice aufnehmen“ erweitert. Nachdem eine oder mehrere Dateien markiert wurden, lassen sich so schnell neue Dateien aus dem Windows-Explorer in Realify PaperOffice speichern. | | | | |
Der Punkt „Arbeitsplatz“ des Windows-Explorers wird um das virtuelle Laufwerk "Realify ExplorerConnect" erweitert. So werden alle Dateien, welche in diesem Laufwerk gespeichert werden, in Realify PaperOffice gespeichert. | | | | |
Alle über den ExplorerConnect aufgenommenen Dateien werden an das Exchange-Modul übergeben und können dort schon vor der Speicherung in Realify PaperOffice umfangreich benannt, kategorisiert, mit Kontakten verknüpft und verschlagwortet werden. | | | | |
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Você pode editar livremente a árvore de categorias e se adaptar às suas necessidades, e as categorias também podem ser atribuídas funções adicionais. | | | | |
Este é o número máximo de diferentes categorias que podem Realify PaperOffice DMS gerir. | | | | |
Gerencie suas categorias livremente no gerenciamento de calendário, renomeá-los, criar principal e sub-categorias, bem como automáticas categorias, como A-Z, seqüência de números ou de janeiro a dezembro. | | | | |
Fornecer categorias individuais com ícones coloridos para uma visão melhor, ou temas individuais. | | | | |
Aqui você pode definir qual dos Realify PaperOffice DMS criado os usuários têm acesso a determinadas categorias e que não. Nesta categoria, para que o usuário tenha acesso não especificada e automaticamente desaparece. | | | | |
Pastas virtuais com documentos podem ser automaticamente associada com esta opção (link para a pasta Documentos) com um dos contatos Realify PaperOffice DMS previamente estabelecido, logo que é atribuído a uma categoria específica. | | | | |
Independentemente de saber se a administração de imóveis ou veículos, Realify PaperOffice DMS já oferece preparou a estrutura de categorias que podem ser facilmente importados para sua estrutura. Ou, você pode exportar a estrutura existente para outro Realify PaperOffice DMS instalação. | | | | |
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Todos os campos personalizados auto-criados estão disponíveis diretamente na pasta de documentos virtual. | | | | |
A pesquisa avançada irá detectar automaticamente se você tiver criado os campos personalizados e oferece uma pesquisa orientada nestas áreas. | | | | |
Gerenciando campos personalizados | | | | |
Você pode criar como muitos como você deseja campos personalizados e gerenciá-los. | | | | |
O nome para campos definidos pelo usuário podem ser livremente selecionado e será usada mais tarde em todo o Realify PaperOffice DMS assim. | | | | |
Ele pode ser pré-definidos, que tipo de entradas devem estar no novo campo. (Texto: qualquer entrada é permitido, números: apenas dígitos inteiros permitidos, quantidade: montantes são permitidos, data: apenas entradas de data são permitidos, número automático: somente números são permitidos) | | | | |
Se o novo campo já ser preenchido com um valor, esta pode ser previamente fixado (texto, números, quantidade). | | | | |
Arquivos personalizados pertence por padrão apenas para o arquivo atual. No comando que pode ser disponibilizada também disponíveis em todos os arquivos de base de dados actual. | | | | |
Os campos personalizados são por padrão sempre disponível e visível. No entanto, se você não precisa de um determinado campo em uma categoria determinada visão, para que possa esconder este campo lá. O campo na lista de pastas de documentos serão automaticamente substituídos por caixa seguinte. | | | | |
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Miniaturas de documentos são directamente criadas e armazenadas em um banco de dados interno separado para exibição ultra-rápida. Então Realify PaperOffice DMS já pode mostrar o documento sem abrir o documento original desejado. | | | | |
Os documentos são processados e desmontado em seu texto bruto automaticamente. Este processo ocorre de forma transparente no fundo. | | | | |
Reconhecido OCR o texto bruto é perfeitamente catalogado e armazenado para pesquisa de texto completo ultra-rápida em uma memória especial de alto desempenho. | | | | |
O reconhecimento da língua documentos pode ser automática ou personalizada. Assim, até mesmo documentos que já foram "automaticamente" texto reconhecido, podem ser reconhecidos manualmente, com linguagem específica posteriormente - FileOCRmax otimizar e atualizar o OCR automaticamente nesse idioma. | | | | |
O texto bruto OCR reconhecido é correspondida com extensos dicionários da indústria e corrigidos. Isso garante resultados perfeitos para buscas de palavras-chave específicas, mesmo em documentos difíceis. Os dicionários da indústria são atualizados a partir de áreas como geral, medicina, direito, indústria e das finanças. | | | | |
A tecnologia patenteada FileOCR reconhecer também o texto OCR com conjuntos de caracteres especiais internacionais, como cirílico, árabe, asiático. Para obter resultados perfeitos os documentos reconhecidos são automaticamente corrigidas na ortografia - em mais de 160 idiomas. | | | | |
Documentos processados FileOCRmax adicionalmente disponíveis como documentos com a busca de propriedade e formato PDF/A, PDF/A é o formato oficial de PDF, que é necessária para o armazenamento de longo prazo. Aqui, o texto reconhecido será colocado na parte superior do documento original, kchto significa que o documento parece absolutamente idêntica ao documento original, mas você pode marcar qualquer pedaço de texto e copiá-lo. Claro, você também pode usar a busca interno para encontrar os fragmentos de texto PDF. | | | | |
Documentos processados FileOCRmax fornece arquivos adicionais como Word editáveis. Ele é armazenado sob a forma original, dependendo da complexidade. Você pode editar o documento de origem confortável em Word, independentemente de o documento em papel ou arquivo anterior. | | | | |
Processado com FileOCRmax Os documentos serão fornecidos, além de arquivos de texto formatados. Aqui, o layout original é retido, dependendo da complexidade eo texto está formatado. | | | | |
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Você pode criar tantos lugares reais de armazenamento que você quer, por exemplo, estão em seu escritório ou empresa. Algumas denominações pode ser escolhido a seu critério. | | | | |
Armários criados podem ser divididos em um número ilimitado de pastas. | | | | |
Por armazenamento armários podem ser automaticamente divididos em registos A-Z. | | | | |
Você pode exibir na exibição gerente de todas as pastas disponíveis com os documentos de acordo com seu local de armazenamento original, para verificar rapidamente a forma como o documento original foi salvo em uma pasta com documentos. | | | | |
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Sie können beliebig viele eigene Formulare mit dem FormularDesigner zur Verfügung stellen. Alle erstellten Formulare werden in der zentralen Realify PaperOffice Datenbank abgespeichert und stehen allen Benutzern auf Wunsch zur Verfügung. Alle bereits angelegten Formulare werden in der Auswahlbox aufgelistet und können dort umbenannt, gelöscht oder per Aufruf bearbeitet werden. | | | | |
Sie können Dokumentmappen-Vorlagen erstellen und so pro Vorlage festlegen, welche Formulare diese Vorlage enthalten soll. In der Vorlagenerstellung können Sie solche Vorlagen bilden, frei benennen und benötigte Formulare an- oder abwählen. Anschliessend stehen Ihnen die selbst erstellten Vorlagen als Dokumetmappenvorlage zur Verfügung. | | | | |
Sobald Sie erste eigene Vorlagen angelegt haben, können Sie Dokumentmappen aus Vorlagen erstellen, was bedeutet, dass nur die vorher festgelegte Formulare angezeigt werden (z.B. Eigenschaften, Kalender, Berechtigungen und das selbst erstellte Formular „Vertragsverwaltung“). Sollten Sie dennoch andere Formulare benötigen, so können diese dynamisch nachgeladen werden ohne die Dokumentmappe erneut zu öffnen. | | | | |
Einmal erstellte Formulare können leicht exportiert und in eine andere Realify PaperOffice Datenbank importiert werden. So können Sie z.B. bereits erstellte Formulare anderen Benutzern zur Verfügung stellen oder in eine andere Realify PaperOffice Datenbank importieren. | | | | |
Exklusiv für Nutzer von Realify PaperOffice Corporate stehen diverse fertige Formulare für den Import zur Verfügung. Diese Formulare sind für die verschiedensten Branchen und Einsatzgebiete erstellt worden und stehen im Downloadbereich unter www.paperoffice.com kostenlos zur Verfügung.
Selbstverständlich können Sie auch selbst erstellte Formulare einreichen, welche wir gerne anderen Benutzern wiederum zur Verfügung stellen. | | | | |
Selbst erstellte Formulare können direkt in der Dokumentmappe integriert werden. Dabei ist Formulargrösse immer 730 Pixel breit und 460 Pixel hoch. Diese Abmessungen entsprechen exakt dem Bearbeitungbereich im FormularDesigner, so dass Sie sich um die Arbeitsfläche keine Gedanken machen müssen. | | | | |
Der FormularDesigner kann für dafür vorgesehene Felder sogar Daten aus externen Datenbanken anfordern. Das kann z.B. die eigene Realify PaperOffice Datenbank, Exchange, Outlook oder sogar Ihr ERP System sein. Sie benötigen für den Verbindungsaufbau einen Connection-String, welcher die gewünschte Authorisierung beinhaltet. Danach können mit SQL-Befehlen jegliche Informationen aus der externen Datenbank geholt und in dem neuen Formular-Feld dargestellt werden. Des Weiteren können Sie explizit die Felder auswählen, welche die Abfrage zurückgegeben hat und ein eindeutiges ID-Feld deklarieren. | | | | |
Jedes Feld kann über das Kontextmenu mit individuellen Schriftart, Schriftstil, Schriftgrösse und weiteren Schriftoptionen versehen werden. | | | | |
Jedes Feld kann sichtbar oder unsichtbar gesetzt werden um so z.B. mit unsichtbaren Feldern zu arbeiten. Über das Kontextmenu kann der jeweilige Status gesetzt werden. | | | | |
Textfelder können alle Arten von freiem Text aufnehmen und speichern. | | | | |
Diese Felder bieten bestimmte Werte zur Auswahl an, wobei zusätzlich zu den vorhandenen Werten auch ein eigener Wert frei eingegeben werden kann. Dabei werden vordefinierte Listenwerte aufgelistet und auf Wunsch ein bestimmter Listenwert als Standard bereits ausgewählt. Diese Listenwerte können manuell angelegt oder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. | | | | |
Diese Felder bieten bestimmte Werte zur Auswahl, es kann kein eigener Wert eingegeben werden. Dabei werden vordefinierte Listenwerte aufgelistet und, auf Wunsch, ein bestimmter Listenwert als Standard bereits ausgewählt. Diese Listenwerte können manuell angelegt oder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. | | | | |
Diese Felder arbeiten wie Checkboxen und bieten den Zustand aktiviert oder nicht aktiviert an. Der Standardzustand kann frei definiert werden. | | | | |
Diese Felder erzeugen einen Datums-Picker, mit welchem Sie ein bestimmtes Datum auswählen können, dieses Datum wird dann im Standard-Datumsformat in das Feld geschrieben. Es kann des Weiteren vordefiniert werden, welches Datum bereits ausgewählt ist. | | | | |
Diese Felder haben keine technische Funktion oder Eingabemöglichkeit und dienen lediglich zur Beschriftung Ihrer Formular-Felder. | | | | |
Diese Felder listen bestimmte Werte auf, welche dann ausgewählt werden können. Dabei werden vordefinierte Listenwerte aufgelistet und, auf Wunsch, ein bestimmter Listenwert als Standard bereits ausgewählt. Diese Listenwerte können manuell angelegt oder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. | | | | |
Diese Felder bieten die Möglichkeit, bestimmte numerische Werte durch einen Schieberegler darzustellen. Dabei können der Minimalwert sowie der Maximalwert eingestellt und ein Standardwert definiert werden. | | | | |
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Erstellte Reports können auf jede Dokumentmappe angewendet werden, welche sich in der Dokumentmappenliste befindet. | | | | |
Jeder dynamisch erzeugte Report kann direkt auf verfügbare Felder der markierten Dokumentmappe zugreifen und diesen Inhalt direkt im erstellten Report ausgeben. Des Weiteren kann auf jedes Feld zugegriffen werden, welches über den FormularDesigner erstellt wurde. | | | | |
Durch den offenen Einsatz von HTML & CSS ergeben sich unbegrenzte Reportgestaltungsmöglichkeiten. Reports können so umfangreich z.B. mit jedem gängigen Webbearbeitungsprogramm oder mit einem reinen Texteditor erstellt werden. Dabei können Textelemente genauso eingebunden werden, wie Grafiken, Bilder oder Barcodes. | | | | |
Erzeugte Reports können noch vor dem Ausdruck oder Übergabe an andere Programme direkt im Formular bearbeitet und vervollständigt werden. | | | | |
Jeder Report kann nach der Erzeugung und evtl. Bearbeitung nochmals in der Druckvorschau aufgerufen und eingesehen werden. | | | | |
Erzeugte Reports können problemlos ausgedruckt oder direkt in Realify PaperOffice archiviert werden. | | | | |
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7 de 10 eventuais funções | 8 de 10 eventuais funções | 9 de 10 eventuais funções | |
Todos os documentos na pasta atualmente exibidos na lista de pastas, um documento pode ser filtrada extensivamente para limitar o número de pastas exibidas com documentos. | | | | |
Todas as pastas de documentos exibidos na lista de pastas de documentos pode ser amplamente agrupados para reduzir o número de pastas de documentos exibidos. | | | | |
Você pode selecionar os campos, que aparece na lista de pastas de documentos. Assim, alguns campos podem ser ligados e desligados. | | | | |
Cria uma lista de lista de pastas do documento atual, que pode ser impresso na visualização de impressão integrado. | | | | |
Se você tiver criado um campo personalizado para a pasta com os documentos, eles podem ser exibidos dinamicamente na lista de pastas com documentos. Lista de pastas de documentos reconhece automaticamente o número de campos definidos pelo usuário disponíveis, bem como se eles devem estar disponíveis na categoria atual. | | | | |
Claro que, a sequência ea largura de cada campo podem ser ajustadas e salvo livremente para obter uma lista perfeitamente personalizado. | | | | |
A definido na pasta de documentos marcação visual e cor é transferida diretamente para a lista de pastas de documentos, ea exibição ajustada individualmente. | | | | |
A pasta de documentos podem ser parceladas já exibidas na lista de pastas de documentos em seus objetos individuais. A árvore de menu usado para esta finalidade já está rapidamente quais objetos são apresentados na pasta de documentos e exibe os objetos relevantes por clique do mouse diretamente no FlipView. Objetos versionados sequer são mencionados com os diversos tipos de versões e exibido. | | | | |
Uma vez que várias pastas de documentos são marcadas, por isso os previews de todas as pastas de documentos selecionados serão carregados e exibidos no FlipView. Então você pode mostrar de forma rápida e facilmente itens específicos de várias pastas de documentos. | | | | |
Todas as ações de pasta de documentos usados com freqüência são acessíveis por simples clique com o botão direito no menu de contexto. A tecnologia Realify RapidEdit inteligente (RET Realify), assim, garante que todos os requisitos especificados são mantidos até à data. | | | | |
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Cada objeto armazenado no Realify PaperOffice DMS é indexado perfeitamente pela decomposição texto cru e catalogado. Com o auxílio de tecnologias de aceleração de complexos, como integrado Smart Cache impulsionador tudo é procurado em tempo real, completamente independente do meio original (papel, arquivo, PDF, impressão, transferência de ERP, ...) e tipo de mídia (objeto, pasta de documentos, compromisso, contato, email, ...). | | | | |
Várias palavras diferentes são combinados com uma operação AND e fornecimento inteligente por mais contenção dos resultados ainda melhores resultados. | | | | |
Ele procura automaticamente após todas as informações armazenadas em Realify PaperOffice DMS tais como pastas de documentos, objetos de pasta de documentos, calendário e entradas de contato. | | | | |
Bereits in der Live-Stichwortsuche werden schon im Suchergebnis die Vorschau des gefundenen Treffers angezeigt. Sollte es sich bei dem Treffer um ein Dokumentmappen-Objekt handeln, wird sogar eine Vorschau des Objektes angezeigt insofern dies verfügbar ist. Bei Dokumentmappen wird die entsprechende visuelle Kennzeichnung angezeigt und bietet eine Identifizierung auf einen Blick. | | | | |
Im Suchergebnis wird direkt angezeigt, wer gefundene Dokumentmappen zuletzt und zu welchem Datum geändert hat. | | | | |
Mit einfachem Klick auf den Suchergebnis-Eintrag wird der jeweilige Eintrag geöffnet. Dabei steuert die Live-Stichwortsuche automatisch, um welche Trefferart es sich handelt und leitet zur passenden Anzeige weiter. So werden z.B. gefundene Treffer im Kalender auch direkt im Kalender angezeigt oder gefundene Treffer im OCR-Text öffnen sofort das jeweilige Dokumentmappen-Objekt mit der Textpassage | | | | |
Um die Suche noch weiter zu vertiefen oder einzugrenzen, kann das Suchergebnis an die erweiterte Suche übergeben werden, in welcher die Suchergebnisse noch weiter nach z.B. Datumsangaben, Benutzer, benutzerdefinierten Felder gefiltert werden kann. | | | | |
Gefundene Stichwörter in Volltexten werden farblich markiert und als Fließtext dargestellt, um sofort im Suchergebnis den Satz einzusehen und den Kontext zu verdeutlichen. | | | | |
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Sie können eine Suche definieren, diese abspeichern, frei benennen und anschliessend jederzeit über den Punkt „Gespeicherte Suchen“ ausführen, um so doppelte Arbeit zu vermeiden. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Namen durch. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche von dem ausgewählten Benutzer erstellt wurden. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche ein passendes Belegdatum, entsprechend den Suchangaben, haben. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche über den ausgewählten Status verfügen. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche sich in dem ausgewählten Suchort befinden. | | | | |
Führt eine Volltext- Suche durch und zeigt alle Dokumentmappen an, welche über Objekte verfügt, die über diesen Suchbegriff verfügen. | | | | |
Diese Volltex- Suche versucht Objekte zu finden, welche gleichklingende Wörter vorweisen. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche sich in den ausgewählten Suchorten befinden. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Namen durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen- Belegnummer durch. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Betrag durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen-Objekt-ID durch. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Schlüsselwort durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen- Kategorie durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen- Belegnummer durch. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Wort in der OCR-Texterkennung durch. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche sich in den ausgewählten Suchorten befinden. | | | | |
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Há a árvore de categorias é exibida, o que você criou anteriormente. Uma vez lá é uma categoria é selecionada, todas as pastas de documentos são carregados na lista de pastas de documentos, que foram atribuídos a essa categoria. O campo de pesquisa integrado permite-lhe procurar rapidamente categorias específicas. | | | | |
Você pode limitar a exibição inteira categoria árvore em categorias selecionadas. Uma vez que o filtro de categoria é activo, só as categorias selecionadas são exibidos e outro escondido. | | | | |
Legt die Startkategorie fest, welche angezeigt wird sobald Sie Realify PaperOffice starten. Sollte keine Startkategorie festgesetzt worden sein, so werden alle im Archiv verfügbaren Dokumentmappen angezeigt. | | | | |
Erzeugt einen Hyperlink, welcher auf diese Kategorie zeigt. Dieser Hyperlink wird in die Windows-Zwischenablage kopiert und kann in jede beliebige Anwendung eingefügt werden. Per Klick auf diesen Hyperlink wird die Kategorie in Realify PaperOffice direkt aufgerufen. Der Hyperlink-Empfänger muss in Realify PaperOffice angemeldet sein und über die Berechtigung verfügen diese Kategorie aufzurufen. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen- Namen aufgelistet, wobei gleiche Dokumentmappen- Namen automatisch gruppiert werden. Sobald dort ein Dokumentmappen-Name ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen, welche über diesen Namen verfügen. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Dokumentmappen- Namen suchen. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen- Arten aufgelistet, welche bereits angelegt wurden. Sobald dort eine Dokumentmappen- Art ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen, welche dieser Dokumentmappen- Art primär oder sekundär zugewiesen wurden. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Dokumentmappen- Namen suchen. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen- Statuszustände aufgelistet, welche bereits angelegt wurden. Sobald dort ein Dokumentmappen- Status ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen, welche diesem Dokumentmappen- Status zugewiesen wurden. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen aufgelistet, welche als „in Bearbeitung“ markiert wurden. Sobald dort eine Dokumentmappe ausgewählt wird, wird diese Dokumentmappe in der Dokumentmappenliste geladen. | | | | |
Es werden die möglichen Erledigungsoptionen für alle angelegten Benutzer angezeigt. Dabei kann gezielt ausgewählt werden, welcher Benutzer für welchen Benutzer Dokumentmappen als „Erledigen bis“ markiert hat. Des Weiteren kann die Anzeige nach bereits "erledigten" Dokumentmappen und noch "unerledigten" Dokumentmappen gefiltert werden. | | | | |
Es werden alle möglichen Zeiträume aufgelistet, in welchen die Dokumentmappen mit Datumsangaben versehen wurden. Sobald ein Zeitraum ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen geladen, welche über ein Belegdatum innerhalb dieser Zeitspanne verfügen. (Jahr, Monat, Kalenderwoche) | | | | |
Es werden alle verfügbaren Originalablageorte aufgelistet, in welchen mindestens eine Dokumentmappe vorhanden ist. Dabei werden leere Originalablageorte automatisch ausgeblendet. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Originalablageorten suchen. | | | | |
Es werden alle Kontakte aufgelistet, welche mit mindestens einer Dokumentmappe verknüpft wurden. Sobald ein Kontakt ausgewählt wird, werden alle mit diesem Kontakt verknüpften Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Kontakten suchen. Des Weiteren kann ausgewählt werden, ob die Kontakteinträge nach Firmenname/Person oder nach Ansprechpartner angezeigt werden. | | | | |
Es wird die Termin- und Wiedervorlageverwaltung geladen, welche alle Dokumentmappen enthält, denen mindestens ein Termin oder Wiedervorlage zugewiesen wurde. | | | | |
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Die mit der Dokumentmappe verknüpften Kontakte werden direkt aufgelistet. Von hier aus lässt sich, ohne die Dokumentmappe verlassen zu müssen, der verknüpfte Kontakt öffnen, alle Dokumentmappen von diesem Kontakt anzeigen lassen, eine neue Email schreiben oder über die Windows-Wahlhilfe ein Telefonanruf auslösen. | | | | |
Die zu der Dokumentmappe hinterlegten Notizen werden direkt angezeigt. | | | | |
Sobald eine Dokumentmappe ausgecheckt und verteilt wurde, wird hier der bisherige Dokumentmappenverlauf angezeigt. Hier wird visuell dargestellt, welcher Benutzer in welcher Reihenfolge über die Dokumentmappe verfügt hat. | | | | |
Alle in der aktuell markierten Dokumentmappe enthaltenen Objekte werden als Bildvorschau direkt angezeigt. Der intelligente SmartCacheBooster stellt sicher, dass alle Vorschaubilder durch FileOCRmax garantiert bereitstehen, sobald die Vorschau angezeigt werden sollte. Das spart nicht nur Zeit sondern auch Ressourcen, da Vorschaubilder nur einmal erstellt werden müssen, was aber transparent im Hintergrund geschieht. | | | | |
Die Objektvorschau kann jederzeit per Mausklick maximiert und so die Dokumentmappen- Liste ausgeblendet werden. | | | | |
Die Objektvorschau wird standardmäßig als FlipView dargestellt. Das FlipView bietet zudem die Möglichkeit im Vollbildmodus zu arbeiten. | | | | |
Die Objektvorschau erfolgt als Miniaturansicht der einzelnen Objektvorschauen, wobei das Vorschaubild im Vordergrund steht. Dabei kann die Vorschaubildgrösse per Schieberegler stufenlos verändert werden. | | | | |
Die Objektvorschau erfolgt als Listenansicht, wobei die Auflistung im Vordergrund steht. | | | | |
Der erkannte OCR-Text des markierten Objektes wird hier direkt angezeigt. Zudem können Sie über die integrierte Suchfunktion nach bestimmten Textpassagen suchen, welche dann farblich hervorgehoben werden. | | | | |
Exportiert und speichert das markierte Objekt unverschlüsselt im Originalformat im Windows-Dateisystem. | | | | |
Exportiert ausgewählte Objekte der aktuellen Dokumentmappe im unverschlüsselten Originalformat | | | | |
Versendet markierte oder alle in der Dokumentmappe befindlichen Objekte per Outlook oder Email. | | | | |
Todas as ações objeto comumente usadas pode ser alcançado por simples botão direito do mouse através do menu de contexto. A tecnologia Realify RapidEdit inteligente (Realify RET), assim, garante que todos os requisitos especificados são mantidos até à data. | | | | |
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Realify PaperOffice kümmert sich automatisch um alle MDB-Datenbankvorgänge. Alle dazu benötigten Dateien werden im MDB-Datenbankordner gespeichert, welchen Sie regelmässig sichern sollten. Dieser MDB-Datenbankordner enthält eine Datei „daten.mdb“, welche alle zentralen Realify PaperOffice Daten beinhaltet. Alle Vorschaubilder werden in der Datei „thumbs.mdb“ zentral gespeichert. Die gespeicherten Dateien werden in den beiden Unterordnern „scans“ und „files“ gespeichert. | | | | |
Der MDB-Datenbankordner kann sowohl lokal als auch im Netzwerk, Server oder NAS-Laufwerk gespeichert sein. Wählen Sie in Realify PaperOffice einfach „Datenbank auswählen“, dann den Pfad zur im Netzwerk gespeicherten MDB-Datenbank und Sie arbeiten ab sofort im Netzwerk. Führen Sie diesen Vorgang auf allen PCs im Netzwerk durch, um gleichzeitig gemeinsam auf eine Realify PaperOffice Datenbank zuzugreifen und im Team zu arbeiten. Je nach Edition unterstützt Realify PaperOffice eine maximale Benutzeranzahl. | | | | |
Alle in Realify PaperOffice gespeicherten Dateien werden in MDB-Datenbankordern in 2 Unterordnern organisiert und abgespeichert. Dabei können diese Dateien wahlweise verschlüsselt oder unverschlüsselt gespeichert werden. Vorhandene verschlüsselte Dateien können nicht aus dem Windows-Explorer heraus geöffnet werden, werden aber sichtbar im Windows-Explorer aufgelistet. | | | | |
Je nach Version unterstüzt die MDB-Datenspeicherung eine maximale Anzahl von Dokumentmappen. | | | | |
Sie können als automatischen Prozess festlegen, ob die MDB-Datenbank in bestimmten Intervallen automatisch komprimiert werden soll. | | | | |
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Hier können Sie eine neue leere Datenbank für Realify PaperOffice anlegen. Dabei unterstützt die Datenbankverwaltung die Erstellung auf dem lokalen PC, Server, NAS-Laufwerken und Netzwerk-Shares. | | | | |
Listet alle verfügbaren und mit Realify PaperOffice erstellten MDB-Datenbanken auf und bietet die Möglichkeit zur Umbenennung. Hier können auch nicht mehr benötigte Einträge gelöscht werden. Die eigentliche MDB-Datenbank wird nicht mitgelöscht und muss, bei Bedarf, manuell entfernt werden. Je nach Realify PaperOffice Editionen können eine oder mehrere Datenbanken verwaltet werden. | | | | |
Liefert Detailinformationen über die aktuelle Realify PaperOffice Datenbank, Anzahl der einzelnen Dokumentmappenobjekte, Datenbankgrössen und aktuellen Speicherpfad dieser Datenbank. | | | | |
Verbinden Sie eine andere Realify PaperOffice Datenbank, um mit dieser zu arbeiten. Diese Realify PaperOffice Datenbank wird dann unter verfügbare Datenbanken aufgeführt und kann ab diesem Zeitpunkt schon im Anmeldebildschirm ausgewählt werden. | | | | |
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Wählen Sie diesen Punkt, wenn eine Datensicherung auf Ihrer Festplatte oder einem Netzwerkspeicherort wie z.B. Server oder NAS-Laufwerk erfolgen soll. | | | | |
Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Datensicherung automatisch durchführen möchten. Dabei stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. | | | | |
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Realify PaperOffice kümmert sich automatisch um alle SQL-Datenbankvorgänge. Dabei werden alle Informationen und auch Dateien in einer zentralen SQL-Datenbank gespeichert, welche Sie regelmäßig sichern oder replizieren sollten. | | | | |
Die SQL kann sowohl lokal als auch im Netzwerk installiert werden. Die Einrichtung der SQL-Datenbank übernimmt für Sie der SQL-Datenbankmanager, welcher alle notwendigen Konfigurationen und Einstellungen selbstständig vornimmt. Verbinden Sie durch Hilfe des Datenbankmanagers alle PCs im Netzwerk mit der SQL-Datenbank um gleichzeitig zuzugreifen und im Team zu arbeiten. Die maximale Anzahl von Dokumentmappen ist zwar nicht begrenzt, sollte aber bei Performanceverminderung auf mehrere SQL-Datenbanken verteilt oder geclustert werden. In der Regel können diese ab ca. 12 Millionen Dokumentmappen auftreten. | | | | |
Die SQL-Datenspeicherung verwendet vollständig die Stealth&Secure Technologie für eine perfekte Datensicherheit und unknackbare Datenspeicherung. Alle Dateien werden vollkommen unsichtbar in der SQL-Datenbank hochverschlüsselt gespeichert. | | | | |
Die SQL-Datenspeicherung verwendet vollständig die revisionssichere Versionierung für eine perfekte revisionssichere Datenspeicherung, welche alle rechtlichen- und gesetzlichen Vorgaben im Höchstmaß einhält. Natürlich wird die Versionshistorie automatisch unterstützt. | | | | |
Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher in Realify PaperOffice gespeichert und halten die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Höchstmaß ein. Alle Daten werden revisionssicher gespeichert. | | | | |
Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher in Realify PaperOffice versioniert und halten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Höchstmaß ein. Das Originaldokument kann nicht verändert werden. | | | | |
Die SQL-Datenspeicherung unterstützt vollständig SQL-Replikationsdatenbanken für eine maximale Ressourcensicherung oder die Vernetzung über mehrere Standorte. | | | | |
Durch die integrierte RSPS-Technologie (Realify Secure Personal Server) können Sie sogar Realify PaperOffice mit SQL-Server verbinden, welche sich ausserhalb Ihres Netzwerkes befinden. Sie möchten einen eigenen privaten Server in einem hochleistungs-Rechenzentrum, auf welchen alle Realify PaperOffice Daten gespeichert und für alle Realify PaperOffice Benutzer verfügbar sind, ganz egal wo diese sich gerade befinden? Mit der RSPS-Technolgie ist ein solches Szenario unkompliziert realisiert. | | | | |
Zertifizierte und vorkonfigurierte RSP-Server werden direkt durch Realify Systems angeboten. Diese RSP-Server sind vollkommen vorkonfiguriert und für beste Performance optimiert worden. RSP-Server werden mit verschiedenen Hardware- und Festplattenspeicherkonfigurationen angeboten. In Kooperation mit dem deutschen Provider Host Europe (www.hosteurope.de) befinden sich alle durch Realify Systems zertifizierten RSP-Server aus Datensicherheitsgründen ausschliesslich in Deutschland (Standort: Rechenzentrum Host Europe). | | | | |
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Der Datenbankmanager führt Sie bequem und schnell durch die notwendigen Einstellungen durch und fragt einmalig die für die Einrichtung benötigten Stammdaten ab. | | | | |
Alle Datenbankserver-Einstellungen werden vom Realify PaperOffice Datenbankmanager vollautomatisch durchgeführt, um eine perfekte und hocheffiziente Basis für Realify PaperOffice im SQL-Modus sicherzustellen. | | | | |
Für die Administration und Verwaltung von optimierten Datenbanken für Realify PaperOffice gibt es kein Limit. So können beliebig viele Datenbanken parallel angelegt, bearbeitet und für die Datenspeicherung aktiviert werden. | | | | |
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Die revisionssichere Versionierung erzeugt einen einmaligen Fingerabdruck für jedes in Realify PaperOffice gespeicherte Objekt. Das so erstellte Objekt wird bei der ersten Bearbeitung in diesem Originalzustand eingefroren und bleibt auch bei allen weiteren Veränderungen immer revisonssicher unangetastet. | | | | |
Sobald ein in Realify PaperOffice gespeichetes Objekt verändert wird, greift die automatische Fingerabdruck-Überwachung und stellt diese Änderungen fest. Diese Funktion wird automatisch aktiviert, sobald ein Objekt geöffnet wird und überwacht den Vorgang transparent im Hintegrund. | | | | |
Versionsnummern werden bei Mehrfach-Veränderungen automatisch hochgezählt und höhere Versionsbeschriftung vorgeschlagen. | | | | |
Sobald eine neue Version erstellt wird, kann zu jeder Änderung in der Versionskontrolle ein umfangreicher Vermerk über die Änderungen erfolgen. Dieser Vermerk wird mit der jeweiligen Version fest verbunden und lässt Aufschlüsse über die Veränderungen jederzeit nachvollziehen. | | | | |
Bei jeder Veränderung wird durch die Versionskontrolle eine Schattenkopie der vorherigen Version erstellt. Diese neue Version wird in Realify PaperOffice wie ein eigenes Objekt behandelt, das heisst auch mit FileOCRmax verarbeitet. | | | | |
Zu jedem versionierten Objekt wird ein Vorschaubild mit den jeweiligen Änderungen erstellt, welches dann zur leichteren Identifikation in der Versionshistorie angezeigt wird. | | | | |
Zu jedem versionierten Objekt steht jederzeit zur Verfügung, wer wann die Versionierung vorgenommen hat. Dabei wird der jeweilige Benutzer zusammen mit dem Zeitpunkt sowie Vermerk aufgelistet. | | | | |
Durch die Versionshistorie und die direkte Anzeige aller verfügbaren Versionen können Sie jedes Objekt zu dem jeweiligen Änderungszeitpunkt ansehen und weiter bearbeiten. | | | | |
Die direkte Aufsplittung und Darstellung von versionierten Dokumentmappen-Objekten wird schon in der Dokumentmappenliste angezeigt. So kann als Baumansicht bereits in der Auflistung angezeigt werden, welche Objekte zu der markierten Dokumentmappe gehören und welche Objekte wiederum mit welchen Änderungen versioniert wurden. Dabei werden Vermerke und Änderungsvermerke direkt angezeigt. | | | | |
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Realify PaperOffice Datenbanken können in Archive unterteilt werden. Die maximale Anzahl von Archiven innerhalb einer Datenbank hängt von der jeweiligen Realify PaperOffice Edition ab. | | | | |
Jedem Benutzer kann individuell vorgegeben werden, ob und welche Archive er überhaupt einsehen darf. | | | | |
Zusätzlich zur standardmässigen Datenbank Verschlüsselung kann jedem Archiv nochmals eine individuelle Verschlüsselungsstufe zugewiesen werden. | | | | |
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Mit einer garantiert unknackbaren AES512bit-Verschlüsselung sind alle in Realify PaperOffice gespeicherten Daten auf dem allerhöchsten Stand der Technik weiter gesichert. | | | | |
Nach der patentierten Zerlegung des zu speichernden Dokumentes auf Binärebene und anschliessender AES512bit –Verschlüsselung wird dieses vollkommen revisionssicher direkt in der Realify PaperOffice SQL-Datenbank abgespeichert. Was bedeutet das genau? Das ist leicht erklärt – egal wer auf Ihrem PC oder Server nach Dateien sucht, findet absolut nichts. Alle Informationen liegen unsichtbar und verschlüsselt in der Realify PaperOffice Datenbank. Selbstverständlich können Sie jederzeit den Vorgang rückgängig machen und diese Dateien exportieren – insofern Sie dafür die entsprechenden Rechte besitzen. | | | | |
Datei-Viren haben es ohne jegliche Rücksicht auf Verluste auf eins abgesehen: Ihre wertvollen Dateien. Im besten Fall löscht der Virus lediglich diese wertvollen Dateien und im schlimmsten landen datenschutzintensive Dateien sogar, für jeden ersichtlich, im Internet oder in falschen Händen. Realify PaperOffice arbeitet daher im Stealth&Secure-Modus komplett ohne jegliche angreifbaren Dateien im Dateisystem – vollkommen sicher und unsichtbar. | | | | |
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Die zentrale Benutzerverwaltung findet immer pro Realify PaperOffice Datenbank statt, was bedeutet, dass für jede verschiedene Datenbank auch verschiedene Benutzer angelegt und verwaltet werden können. So lassen sich mehr Mandantensysteme oder die logische Trennung von Abteilung schnell realisieren. | | | | |
Legen Sie innerhalb der Benutzerverwaltung neue Benutzer an oder bearbeiten bereits bestehende | | | | |
Sichern Sie Ihre Realify PaperOffice Datenbank durch die Festlegung von individuellen Benutzerpasswörtern für einen höchstmass an Datensicherheit. | | | | |
Es kann bereits in der Benutzerverwaltung festgelegt werden, welcher Benutzer auf welches Realify PaperOffice Archiv innerhalb der Datenbank zugreifen darf | | | | |
Durch das einfache Hinzufügen von Benutzer in der ausgewählten Datenbank kann schon vorab grob festgelegt werden, wer überhaupt Zugriff auf diese bekommt. | | | | |
Legen Sie verschiedene Abteilungen, wie Verkauf oder Marketing an, um die Benutzer zu den Abteilungen hinzuzuweisen und diese einfach dadurch voneinander abzugrenzen. | | | | |
Legen Sie für jeden Benutzer die gewünschte Realify PaperOffice Oberfläche fest, so dass der Benutzer automatisch nach der Anmeldung die gesamte Realify PaperOffice Oberfläche in der gewünschten Sprache vorfindet. | | | | |
Sie können zu jedem in Realify PaperOffice angelegtem Benutzer ein individuelles Benutzerbild zu leichteren Identifikation hinterlegen. | | | | |
Auf Wunsch werden Sie sogar beim Programmleerlauf automatisch von Realify PaperOffice abgemeldet. Hierbei können Sie frei wählbare Inaktivitätsdauer von 1 Min. bis 60 Min. auswählen | | | | |
Auf Wunsch werden Sie automatisch beim Programmleerlauf in Realify PaperOffice angemeldet. Hierbei können Sie frei wählbare Inaktivitätsdauer von 1 Min. bis 60 Min. auswählen. | | | | |
Während Administratoren grundsätzlich Vollzugriff auf alle Funktionen haben und manche Funktionen nur von Administrator ausgeführt werden können, kann für jeden Benutzer individuell festgelegt werden, über welche programmtechnischen Funktionen dieser verfügt. | | | | |
Für die einfache Administration der Benutzerrechte können individuelle Benutzergruppen mit anpassbaren Rechten erstellt werden. | | | | |
Durch einen simplen Druck auf die F10 Taste wird Realify PaperOffice sofort gesperrt und die Anmeldung eines anderen Benutzers wird hiermit ermöglicht. Ohne Realify PaperOffice manuell zu beenden und zu starten. | | | | |
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Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass die gleiche Dokumentmappe für weitere Veränderungen gesperrt wird, sobald ein Benutzer diese öffnet. Die Dokumentmappe kann zwar weiterhin geöffnet und auf Inhalte zugegriffen werden, jedoch sind Änderungen während der gesamten Öffnungsdauer nicht möglich. So werden doppelte Daten oder das Löschen bzw. Verwerfen von eingegeben Daten vermieden. | | | | |
Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen nur einmal an der Realify PaperOffice Datenbank anmelden kann. Sollte der Benutzer mit seinem Benutzernamen bereits an einem anderen PC angemeldet sein, so erscheint dort eine Mitteilung, dass ein zweiter Anmeldeversuch stattgefunden hat. Sollte diese Mitteilung nicht innerhalb 30 Sekunden abgelehnt werden, so wird der Benutzer dort automatisch abgemeldet und an dem aktuellen PC wieder angemeldet. Lästige Lauferei um sich abzumelden entfällt so vollkommen. | | | | |
Sie benötigen schnell eine Dokumentmappe oder andere Informationen, auf welche der aktuell auf dem PC angemeldete Benutzer keinen Zugriff hat? Kein Problem, einfach Druck der F-10 Taste aktiviert die schnelle Benutzerumschaltung. So können Sie schnell den Benutzernamen ändern, ohne sich komplett ab- und wieder anzumelden. Nachdem Sie die gewünschten Vorgänge erledigt haben, drücken Sie erneut die F-10 Taste um den PC zu sperren und sich abzumelden. Die schnelle Benutzerumschaltung kann auch als Sicherheitseinstellung automatisch nach einer vordefinierten Zeit in der Benutzerverwaltung aktiviert werden. | | | | |
Insofern eine Dokumentmappe von einem Benutzer z.B. durch Rechnungskontrolle, Prüfung oder Durchsicht erledigt werden muss, so können Sie die Dokumentmappe entsprechend kennzeichnen und Arbeitsanweisungen oder Bemerkungen hinterlegen. Damit ein Benutzer die Dokumentmappe als erledigt kennzeichnet, muss der Benutzer dies durch seine digitales Benutzerzertifikat in Form der erneuten Passworteingabe bestätigen. Erledigungsoptionen können für einen oder mehrere Benutzer festgelegt werden, falls mehrere Benutzer dieselbe Dokumentmappe erledigen müssen. Eine Dokumentmappe gilt solange als unerledigt bis alle notwendigen Erledigungen als erledigt markiert wurden. | | | | |
Insofern es sich bei Erledigungen um Terminsachen handelt, kann individuell festgelegt werden, bis wann die Erledigung stattzufinden hat. Alle Erledigungen mit Terminvorgaben werden automatisch mit der netzwerkweiten Termin- und Wiedervorlageverwaltung synchronisiert.
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Im Anzeige-Manager kann jederzeit eingesehen werden, welche Erledigungen noch nicht erledigt worden sind oder was bereits erledigt wurde. Dabei sehen Sie auf einen Blick, welcher Benutzer die Erledigung an welchen Benutzer zugewiesen hat und wie der aktuelle Erledigungsstatus ist. | | | | |
Hier können Sie Dokumentmappen als "in Bearbeitung" markieren. Diese als "in Bearbeitung" markierten Dokumentmappen können dann im Anzeigemanager auf einen Blick aufgelistet werden. So erhalten Sie schnell einen Überblick auf das, was aktuell in Bearbeitung ist. Nach der Bearbeitung wird die Markierung entfernt. Die Dokumentmappe verbleibt die gesamte Zeit im Archiv. | | | | |
Sie haben ständigen Überblick über alle derzeit in Realify PaperOffice angemeldete Benutzer. Des Weiteren werden Informationen über die verwendete Realify PaperOffice Version sowie Benutzerdaten angezeigt. | | | | |
Sie lassen Skype & Co. als Sicherheitsrisiko In Ihrem Unternehmen nicht zu, da sämtliche Kommunikationen unverschlüsselt über den ganzen Globus verteilt erfolgen? Genau richtig. Denn Realify PaperOffice verfügt über einen eigenen integrierten Netzwerkchat, welcher AES-512bit verschlüsselt vollkommen abgeschottet innerhalb der aktuellen Datenbank abläuft. Keine Chats oder Nachrichten werden so nach draussen getragen und die gesamte Kommunikation läuft intern hochverschlüsselt ab. | | | | |
Ein anderer Benutzer benötigt dringend eine Dokumentmappe, kann diese aber nicht so schnell finden? Mit nur einem Mausklick kann eine Verknüpfung zur ausgewählten Dokumentmappe an jeden Benutzer versendet werden. Der in der Realify PaperOffice Datenbank angemeldet ist. Des Weiteren lassen sich diese Dokumentmappen-Verknüpfungen sogar in externe Anwendung wie ERP-System oder Word Dokumente einbetten, so dass bei dem einfachen Klick auf diesen Link sich die passende Dokumentmappe öffnet. Die identische Funktion ist sogar mit Kategorie-Verknüpfungen im Anzeige-Manager möglich. | | | | |
Dokumentmappen können komplett aus dem Archiv ausgecheckt und in die eigene Sammelablage verschoben werden, insofern der Benutzer dafür die nötigen Rechte hat. Anschliessend kann die Dokumentmappe als Original an jeden beliebigen Benutzer versendet werden. Ausgecheckte Dokumentmappen befinden sich nicht mehr im Archiv und werden daher solange nicht berücksichtigt bis diese wieder eingecheckt werden. Sie können Dokumentmappen auch an Benutzer versenden, welche aktuell nicht in Realify PaperOffice angemeldet sind. | | | | |
Sobald eine ausgecheckte Dokumentmappe aus der Sammelablage heraus an einen anderen Benutzer versendet wird, wird dieser Vorgang in dem automatischen Dokumentmappenverlauf festgehalten und visuell als Flussdiagramm dargestellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Dokumentmappe in Besitz hatte. | | | | |
Jede versendete Dokumentmappe wird unter dem Punkt „Gesendete Dokumentmappen“ aufgelistet. Dabei kann im Gegensatz zu einer normalen Email jederzeit die Dokumentmappe zurückgeholt und dem Empfänger entzogen werden. | | | | |
Sobald eine Dokumentmappe von einem anderen Benutzer empfangen wurde, so wird diese unter dem Punkt „Empfangene Dokumentmappen“ aufgelistet, kann dort geöffnet und bearbeitet werden und anschliessend jederzeit weitergeleitet, zurückgeschickt oder wieder in das aktuelle Archiv eingecheckt werden. | | | | |
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Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung speichert alle Informationen in der zentralen Realify PaperOffice Datenbank, was bedeutet, dass alle Benutzer lokal und netzwerkweit Zugriff hierauf haben. So wird Teamwork zum Kinderspiel um Fristen transparent zu kontrollieren. | | | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung verfügt über das neue Office 2013 Design, damit Sie sich schnell zurechtfinden. | | | | |
Es können beliebig viele Dokumentmappen mit Terminen versehen werden, beliebig viele manuelle Einträge erfolgen und diese anschliessend verwaltet und verknüpft werden. | | | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung arbeitet nahtlos mit Dokumentmappen zusammen, so dass z.B. Wiedervorlagen, welche in der Dokumentmappe festgelegt wurden, auch direkt in der Termin- und Weidervorlageverwaltung angezeigt und verwaltet werden. | | | | |
Neu angelegte Termineinträge können direkt im Termin mit vorhandenen Dokumentmappen verknüpft werden. Diese verknüpften Dokumentmappen werden direkt im Termineintrag angezeigt und können mit einfachem Mausklick sofort geöffnet werden ohne danach zu suchen. | | | | |
Auf Wiedervorlage gelegte Dokumentmappen können mit unbegrenzt vielen Ereignissen und Terminen versehen werden. Alle Mehrfach-Termine werden dabei automatisch mit der verknüpften Dokumentmappe verknüpft, was das direkte Öffnen der Dokumentmappe aus dem Termin heraus ermöglicht. | | | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung kann wahlweise als Tag, Arbeitswoche, Woche oder als Monat angezeigt werden. | | | | |
Alle verfügbaren Einträge können auf Wunsch bequem als Liste ausgedruckt werden. Dabei kann der Ausdruck für "Tag", "Arbeitswoche", "Woche" oder "Monat" erfolgen. Selbstverständlich wird eine Druckvorschau unterstützt. | | | | |
Kalendertage können wahlweise dynamisch markiert werden um bestimmte Zeiträume als Detail anzuzeigen. | | | | |
Durch OutlookLiveConnect kann sogar der bestehende Outlook-Kalender verwendet und angezeigt werden. In diesem Modus wird nicht die interne netzwerkfähige Realify PaperOffice Kalenderdatenbank verwendet, sondern in Echtzeit direkt auf den Outlook-Kalender zugegriffen. | | | | |
Der Ereignis-Betreff kann frei gewählt werden. Wird eine Dokumentmape automatisch auf Termin gelegt, so wird automatisch ein Betreff-Vorschlag erzeugt. | | | | |
Legen Sie fest, wo das Ereignis stattfindet. Sollte der Dokumentmappe ein bestimmter Ort zugewiesen worden sein, so wird der Eintrag hierhin übernommen. | | | | |
Zu jedem Ereignis werden Sie, auf Wunsch, automatisch erinnert. Diese Erinnerungszeit kann von 0 Minuten bis hin zu 2 Wochen frei ausgewählt werden. | | | | |
Es kann festgelegt werden, von wann bis wann das Ereignis stattfindet. Dabei werden auch ganztätige Ereignisse unterstützt. | | | | |
Hier können Mehrfach-Ereignisse oder Mehrfach-Vorlagen hinzugefügt werden, wleche in Serie auftreten werden. | | | | |
Ereignisse können mit expliziten Kennzeichnungen versehen werden, wie "Privat", "Frei", "mit Vorbehalt", "Beschäftigt", "Abwesend". | | | | |
Jedem Ereignis kann ein entsprechender Status zugewiesen werden. Diese Statuseinträge sind frei bearbeitbar und stehen nach dem Hinzufügen allen Benutzern zur Verfügung. | | | | |
Zu jedem Ereignis kann eine umfangreiche Bechreibung hinterlegt werden.
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Jedem Ereignis können beliebig viele Dokumentmappen verknüpft werden. Hinterlegen Sie so direkt zum Termin die passende Dokumentmappe, welche dann direkt vom Eintrag geöffnet werden kann. | | | | |
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Es können beliebig viele Dokumentmappen mit Kontakteinträgen versehen werden, beliebig viele manuelle Einträge erfolgen und diese anschliessend verwaltet und verknüpft werden. | | | | |
Die Kontakt- und Adressverwaltung arbeitet nahtlos mit Dokumentmappen zusammen, so dass z.B. Kontaktverknüpfungen, welche in der Dokumentmappe festgelegt wurden, auch direkt in der Kontakt- und Adressverwaltung angezeigt und verwaltet werden. | | | | |
Diese wird um den Reiter „verknüpfte Kontakte“ erweitert und stellt so direkt in der Vorschau alle Kontaktinfos zur Verfügung. Von hier aus lässt sich ohne die Dokumentmappe schliessen zu müssen der verknüpfte Kontakt öffnen, alle Dokumentmappen von diesem Kontakt anzeigen, eine neue Email schreiben oder über die Windows-Wahlhilfe ein Telefonanruf auslösen. | | | | |
Alle Kontakteinträge können wahlweise als Listenansicht oder in der Detailansicht dargestellt werden. | | | | |
Per Schnellsuche werden Eintragsfelder auf Knopfdruck durchsucht und die Ergebnisse in der Listenansicht dargstellt. | | | | |
Sobald einem Kontakt eine frei definierbare Kategorie zugewiesen wurde, wird dieser Eintrag in die entsprechende Kategorie verschoben und zusammengefasst. | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann über feste Stammdaten sowie Kontaktnotiz verfügen. | | | | |
Zu jedem Kontakteintrag kann ein Kontaktbild oder z.B. Firmenlogo hinterlegt werden. Dieses Bild wird auch in anderen Bereichen, wo der Kontakt angezeigt wird, verwendet. | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann über feste private Allgemeindaten verfügen, wie "Telefon privat", "Telefax privat", "Mobiltelefon privat", "Email privat" | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann über feste geschäftliche Allgemeindaten verfügen, wie "Telefon", "Telefax", "Mobiltelefon", "Email" | | | | |
Jeder Kontakt kann über feste private Kontaktdaten, 5 eigene benutzerdefinierte Felder und Notizen zum privaten Kontakt verfügen. Hierzu gehören folgende Felder: Strasse, PLZ, Stadt, Land, Bundesland, Telefon, Telefax, Mobiltelefon, Email, Internet. | | | | |
Jeder Kontakt kann über feste geschäftliche Kontaktdaten, 5 eigene benutzerdefinierte Felder und Notizen zum geschäftlichen Kontakt verfügen. Hierzu gehören folgende Felder: Firma, Abteilung, Strasse, PLZ, Stadt, Land, Bundesland, Telefon, Telefax, Mobiltelefon, Email, Internet | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann wiederrum mit beliebig vielen anderen Kontakteinträgen logisch verknüpft werden. So kann z.B. die Firma selbst als Kontakt angelegt werden und die jeweiligen Mitarbeiter als seperater Kontakt verknüpft werden. Auf alle verknüpften Kontakte kann per Mausklick zugegriffen werden ohne diese explizit zu suchen. | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann mit beliebig vielen Dokumentmappen verknüpft werden. Dies kann entweder direkt aus der Kontakt- und Adressverwaltung oder direkt in der Dokumentmappe erfolgen. Der Verknüpfungseintrag erscheint auf beiden Wegen direkt in dem Kontakt unter „Virtuelle Verknüpfungen“ | | | | |
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Legen Sie unbegrenzt viele Notizen- oder Kurzmitteilungen an. Notizen sind auch in der Textlänge unbeschränkt und nehmen eine beliebige Anzahl von Text auf. | | | | |
Notizen können wahlweise als Symbole, als Notizenliste oder nach Farbe angezeigt werden. In der Listenansicht ist zudem sofort ersichtlich, für wen die Notizen als Kurzmitteilung verfügbar gemacht wurde. | | | | |
Notizen können frei definierbare Farben zugewiesen werden für eine leichtere und bessere visuelle Kennzeichnung (Rosa, Weiss, Gelb, Blau, Grün) | | | | |
Markieren Sie eine Notiz als verfügbar für einen anderen Benutzer, so wird diese identische Notiz auch in der Notiz- und Kurzmitteilungsverwaltung des jewieligen Benutzers angezeigt, kann dort verändert werden und wird anschliessend wieder bei Ihnen aktualisiert. | | | | |
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Jedes neu erworbene Realify PaperOffice ist gesetzlich, technisch und inhaltlich auf dem neuesten Stand und beinhaltet immer 4-wöchigen kostenlosen Support und Updates (USP). Darüber hinaus können Sie diese Leistungen auf Wunsch verlängern, entweder mit einem USP oder einem USP Plus. | | | | |
Die Bearbeitung von Supportanfragen ist während den definierten Zeiträumen möglich. Da die Beantwortung von vorherigen Faktoren wie Lösungsfindungen, technischen internen Rückfragen oder spezifischen Reproduzierungen abhängt, kann diese abweichen. | | | | |
Die Bearbeitung von Supportanfragen ist während den definierten Zeiträumen möglich. Da die Beantwortung von vorherigen Faktoren wie Lösungsfindungen, technischen internen Rückfragen oder spezifischen Reproduzierungen abhängt, kann diese abweichen. | | | | |
Der Realify PaperOffice HelpDesk ist rund um die Uhr erreichbar und bietet als umfangreiche Wissensdatenbank zu nahezu jedem Thema, Problem oder Lösungsanfrage eine globale Anlaufstelle rund um das Thema Realify PaperOffice. So wird der zentrale HelpDesk in Echtzeit aktualisiert, sobald neue Lösungsansätze oder Benutzererfahrungen verfügbar sind. Des Weiteren kann der gesamte HelpDesk tagesaktuell und für die Offlinenutzung als PDF downgeloaded werden. | | | | |
Kritische und wichtige Updates werden bei bestehender Internetverbindung im Hintergrund automatisch downgeloaded und installiert. | | | | |
Supportanfragen werden automatisch mit höchster Priorität versehen und erhalten schon beim Eingang die höchste Wichtigkeitsstufe, was wiederum eine schnellstmögliche Supportbearbeitung und Reaktionszeiten garantiert. | | | | |
Der technische Support hilft Ihnen kompetent und unkompliziert bei allen technischen Fragen weiter. | | | | |
Supportanfragen können auch telefonisch von 8:00 Uhr bis 22:00 Uhr bei USP-Plus angenommen werden, diese Uhrzeiten gelten auch am Wochenende oder Feiertagen. | | | | |
Realify Service Techniker können sich per Fernwartungssoftware weltweit direkt verbinden und so durch Fernwartung und/oder Telefon gezielt auf Vorgaben oder Probleme reagieren. Die Berechnung erfolgt zu den festgelegten Sätzen im 30 Minuten Takt.
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Regelmäßige Programmverbesserungen werden als Releaseupdate im Rahmen der USP oder USP-Plus Nutzung kostenlos zur Verfügung gestellt. Diese werden über das integrierte LiveUpdate als Releaseupdate automatisch geladen und installiert, um so das Arbeiten mit Realify PaperOffice sowie das gesamte Look & Feel zu optimieren. | | | | |
Neue Funktionen auf Basis von Benutzervorschlägen und Anwendererfahrungen werden durch Programmverbesserungen in Realify PaperOffice integriert. Dabei kann jeder Anwender selbst über die zukünftigen neuen Funktionen abstimmen oder neue Vorschläge direkt einreichen unter https://www.paperoffice.com/?show=supportNewTicket&prefer=emailSupport&option=suggestFeature | | | | |
Realify PaperOffice wird ständig an sich evtl. geänderten Normen oder Richtlinien bzgl. der elektronischen Archivierung angepasst. Dies betrifft insbesondere finanzamttechnische Vorgaben sowie die Einhaltung der Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) | | | | |
Sobald neue Realify PaperOffice Hauptversionen erscheinen (z.B. von Version 2015 auf Version 2016), so werden diese im Rahmen der USP-Plus Nutzung vollkommen kostenlos zur Verfügung gestellt, d.h. das eingesetzte Realify PaperOffice wird nicht nur kostenlos per Releaseupdates aktuell gehalten, sondern es wird auch immer die allerneueste Hauptversion eingesetzt. | | | | |